6 Gründe, weshalb eine digitale Personalverwaltung unverzichtbar ist

Die digitale Personalverwaltung bietet viele Vorteile; sie kann die Arbeitsweise eines Unternehmens verändern und ist ein entscheidender Faktor für das Unternehmenswachstum. Für Personalfachleute bietet die digitale Technologie Lösungen, die dazu beitragen können, die Einarbeitung und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Digitale Prozesse ermöglichen es Personalleitern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Personaler bei ihren alltäglichen Aufgaben zu entlasten. Der Einsatz digitaler Tools kann das wahre Potenzial Ihrer Personalabteilung freisetzen. 

Was ist eine digitale Personalverwaltung?

Digitale Personalverwaltung bedeutet die Nutzung digitaler Technologie und Automatisierung zur Umgestaltung von Personalprozessen. Der Einsatz digitaler Technologie hilft HR-Fachleuten, Verwaltungsaufgaben zu modernisieren und den Einsatz von Papier dabei erheblich zu reduzieren.

Der Einsatz integrierter Plattformen und Lösungen kann der Personalabteilung dabei helfen, die Kommunikation zu erleichtern, Verträge zu rationalisieren, die Erreichung der Ziele zu überwachen und intuitive Workflows zu schaffen. Sie kann auch die Einstellungs-, Auswahl- und Schulungsprozesse dynamischer gestalten. Automatisierte Prozesse sind für die Anwerbung, Bewertung und Bindung von Talenten unerlässlich.

Mit digitaler Personalverwaltung Arbeitsabläufe optimieren

Ein grundlegendes Mittel zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit besteht darin, zu verhindern, dass Mitarbeiter zeitraubende Tätigkeiten verrichten müssen. Durch das Entfernen von Papierkram aus den alltäglichen Aufgaben können Teams mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden. Die digitale Transformation von HR-Prozessen kann auch zu Kosteneinsparungen, Wachstumsmöglichkeiten und einer besseren Integration mit anderen Abteilungen führen.

 

 

Die Einführung der digitalen Personalverwaltung verändert das Geschäft und wird zu einer Notwendigkeit. Da viele Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie beginnen, wieder an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, können digitale HR-Lösungen den Prozess für Neueinstellungen, die Einhaltung von Vorschriften sowie Gesundheits- und Sicherheitsvereinbarungen unterstützen, die es Unternehmen ermöglichen, wieder Ihren Betrieb aufzunehmen.

HR-Teams müssen unternehmensweite Aktualisierungen der HR-Richtlinien an ihre Mitarbeiter senden, auch an jene die sich beispielsweise gerade im Urlaub befinden. Alles Organisatorische dabei digital abzuwickeln macht allen Beteiligten das Leben wesentlich einfacher. 

Was sind die Vorteile der digitalen Personalverwaltung?

Die Implementierung digitaler HR-Lösungen bietet für Unternehmen mehrere Vorteile. In vielen Unternehmen sind die Personalabteilungen für die Verarbeitung von Tonnen von Mitarbeiterdokumenten verantwortlich, und oft können diese Prozesse auch viele manuelle Schritte beinhalten. Wenn Unternehmen sich weiterentwickeln und wachsen, profitieren Personaler von Systemen, die komplexe, wiederholbare Prozesse automatisieren können. Die Art und Weise, wie sich Kandidaten auf Stellen bewerben, Arbeits- oder Beförderungsverträge unterzeichnen, Feedback geben oder sich Ziele setzen können, all das kann digitalisiert werden. 

 

 

1. Steigert die Effizienz und reduziert administrative Aufgaben

Die Implementierung digitaler Technologie zur Verbesserung der Prozesse macht das HR-Team effizienter und dynamischer und fördert so eine höhere Produktivität. DocuSign führte eine Umfrage zu HR-Trends im Jahr 2020 durch und entdeckte, dass HR-Teams Mühe haben, Zeit für ihre wichtigste Arbeit aufzuwenden, und stattdessen Zeit für andere administrative Aufgaben aufwenden. Die Automatisierung von HR-Prozessen kann Zeit, Ressourcen und Kosten sparen.

2. Hilft bei der Einstellung und Einarbeitung von Mitarbeitern

Geht Ihr Einstellungs- und Onboarding-Prozess bereits digital über die Bühnen so setzen Sie damit ein Zeichen: Ihr Unternehmen demonstriert damit die Investition in die Erfahrung der Wunschkandidaten. Die Implementierung digitaler HR-Lösungen kann Teams dabei unterstützen, den gesamten Einstellungs- und Onboarding-Prozess zu rationalisieren und zu beschleunigen, und es der Personalabteilung sogar ermöglichen, Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen und zu integrieren. Digitale Personalverwaltung kann HR-Teams auch bei der Einhaltung von Vorschriften und dem Schutz der Vertraulichkeit von Bewerbern unterstützen - es kann dabei auch helfen, Prozesse zum Schutz vertraulicher Informationen einzurichten. 

3. Verbessert die Erfahrungen der Mitarbeiter

Automatisierte Arbeitsabläufe können bestehende Prozesse transformieren. Die Personalabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Einstellung, Schulung, Förderung und Bindung von Mitarbeitern. Die HR-Automatisierung kann das Leben sowohl für HR-Fachleute als auch für Mitarbeiter viel einfacher machen.

Die Digitalisierung der Prozesse, die helfen, Talente zu entwickeln und die Leistung zu steigern, ist eine wesentliche Komponente, um in einer globalisierten Welt auch wettbewerbsfähig zu bleiben. In einer Studie von Forrester Status Quo Vertragswesen 2020, die im Auftrag von DocuSign verfasst wurde, gab fast ein Drittel der Befragten an, dass sie im letzten Jahr potenzielle Kandidaten aufgrund ineffizienter Arbeitsvertragsprozesse verloren haben.

Prozesse können durch die Verbindung von HR-Systemen und Formularen vollständig umgestaltet werden, wodurch sie schneller und sicherer werden. HR-Automatisierung kann ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung sein. Da die Menge der Informationen, die Mitarbeiter erhalten, zunimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeitern bessere Benutzererfahrungen zu bieten, um die dabei oft resultierende Überlastung zu verhindern oder zumindest zu reduzieren. 

4. Reduziert Fehlerrisiken 

Digitale HR-Tools können Systeme und Prozesse miteinander verbinden und so die Notwendigkeit der doppelten Dateneingabe und sich wiederholender Aufgaben deutlich reduzieren. Außerdem wird das Risiko von Fehlern durch die manuelle Übertragung von Informationen und Daten bei der Vertragserstellung verringert.

5. Papier Ade!!!

Die digitale Umwandlung von HR-Dienstleistungen und -Prozessen kann den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen schnell reduzieren und so nicht nur die Umwelt entlasten, sondern auch erhebliche Kosten senken. Sie reduziert auch die zusätzlichen Kosten für Druck und spart gleichzeitig die Zeit für die manuelle Vorbereitung von Verträgen. Digitale HR-Tools können dazu beitragen, HR-Prozesse papierlos zu machen. 

6. Rationalisiert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Verträgen

In den letzten Jahren hat sich die HR-Vertragssoftware zu einem entscheidenden Instrument zur Reduzierung manueller Prozesse entwickelt, das den Personal-Teams Zeit und Mühe spart. Die Vertragsverwaltung in einem HR-Umfeld kann Rekrutierung, Schulungsentwicklung und Vergütung umfassen und die Erfahrungen der Mitarbeiter schnell verbessern. 

Wie kann ich eine digitale Personalverwaltung in meinem Unternehmen einführen?

Das Wissen, wie digitale Personalverwaltung effektiv implementiert werden kann, ist für den Erfolg entscheidend. Ein guter Ausgangspunkt ist es, die Berührungspunkte der Personalabteilung zu überprüfen, um festzustellen, welche Aufgaben am meisten von digitalen Transaktionen profitieren würden. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie Sie sich auf die Vorbereitung der Digitalisierung des HR-Prozesses vorbereiten können:

• Definieren Sie die Ziele und Vorgaben, die Sie erreichen wollen.
• Analysieren Sie die aktuellen Prozesse und ermitteln Sie Anwendungsfälle für die Digitalisierung, identifizieren Sie diejenigen, die vielversprechende Vorteile bieten. Es ist eine gute Idee, sowohl die funktionalen Vorteile als auch diejenigen in Betracht zu ziehen, die zum Wachstum Ihrer Organisation und zu besseren Erfahrungen für die Benutzer beitragen können.
• Stellen Sie eine klare Vision für Veränderungen auf und teilen Sie diese Ihrer Belegschaft mit.
• Bilden Sie Teams und ernennen Sie HR-Leiter für den Wandel.
• Wählen Sie die richtige Technologie aus.
• Implementieren Sie digitale Werkzeuge zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.
• Trainieren und schulen Sie Ihr HR-Team und Ihre Mitarbeiter.
• Überwachen Sie die Einführung neuer Prozesse und Tools und sammeln Sie kontinuierliches Feedback.

Ihr erster Schritt zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse könnte ein kleiner Schritt sein. Beispielsweise könnten Sie beschließen, zunächst die Angebotsschreiben neuer Mitarbeiter digital zu erstellen. Sie könnten alle Verfahren identifizieren, die von der digitalen Automatisierung profitieren würden, und deren Prioritäten festlegen. Die Prioritätensetzung kann durch den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Implementierung bestimmt werden, der anhand des potenziellen Nutzens bewertet wird. 

Welche digitalen HR-Werkzeuge und -Technologien können zur Prozessoptimierung eingesetzt werden?

Personen-Analyse

Im HR-Sektor können Personalanalysen zur Erfassung, Zusammenfassung, Zusammenstellung und Bewertung des Mitarbeiterverhaltens und der von Teams verwendeten Arbeitsmethoden eingesetzt werden. People Analytics ermöglicht es HR-Fachleuten, datengestützte Entscheidungen zu treffen - es kann helfen, Statistiken wie Mitarbeiterfluktuation und Mitarbeiterleistung zu messen und sogar, wie diese mit der finanziellen Leistung zusammenhängen. Die Ergebnisse der Analyse können verwendet werden, um das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz wird von vorausschauenden Personalabteilungen eingesetzt, um Prozesse wie die Anwerbung, das Screening und die Befragung von Kandidaten zu vereinfachen und so die Rekrutierungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Künstliche Intelligenz ermöglicht es den Teams auch, große Mengen von Mitarbeiterverträgen schnell zu durchsuchen.

Mobilität

Die Möglichkeit für Mitarbeiter, Aktionen über mobile Geräte auszuführen, erleichtert die Integration und Kommunikation zwischen Mitarbeitern und HR-Teams. Sie bietet auch die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu überwachen, zu genehmigen, abzulehnen oder zu überarbeiten. Es erleichtert den Mitarbeitern das Leben, wenn sie auf Reisen sind oder aus der Ferne arbeiten. Mit einer Software für elektronische Signaturen können Sie beispielsweise einen Vertrag über ein mobiles Gerät von fast jedem Ort aus unterzeichnen.

DocuSign Agreement-Cloud

Die DocuSign Agreement Cloud für HR kann Unternehmen jeder Größe bei der Modernisierung und Digitalisierung von Verträgen unterstützen. Die Cloud-basierten Lösungen können HR-Teams bei der Vorbereitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unterstützen. Die DocuSign Agreement Cloud umfasst DocuSign CLM; diese Software für das Vertragszyklusmanagement ermöglicht es HR-Anwendern, Verträge und Vereinbarungen zu automatisieren. K2 Partnering Solutions verwendet beispielsweise DocuSign CLM, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu automatisieren.

Die DocuSign Agreement Cloud hat über 350 Integrationen, einschließlich einer Partnerschaft mit Workday, einer Cloud-Software, die es Personalabteilungen ermöglicht, Mitarbeiterdaten zu verfolgen. Die DocuSign for Workday-Integration transformiert HR-Prozesse durch die Integration von DocuSign eSignature in jede Kernfunktion von Workday. Sie können digitale Angebotsschreiben erstellen und versenden, die Anmeldung zu Sozialleistungen, die Bestätigung von Mitarbeiterhandbüchern, Geheimhaltungsverträge und mehr anbieten. 

Wie können digitale Werkzeuge HR helfen, strategischer zu werden? 

Die Personalabteilung ist in der Lage, eine Organisationskultur zu beeinflussen und voranzutreiben, die zu mehr Wachstum führen kann. Strategische Personalarbeit ist für die Zukunft einer Organisation unerlässlich, um sich an den langfristigen Gesamtzielen auszurichten. Digitale Werkzeuge können dabei helfen: 

Engagement und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter

Digitale Werkzeuge können dazu beitragen, das Engagement und den Einsatz der Mitarbeiter zu verbessern, indem sie die Kommunikation, die Ausbildung und die Effizienz der Prozesse verbessern. Engagierte Mitarbeiter verlassen seltener ein Unternehmen, und bessere Mitarbeiterprozesse stellen sicher, dass ein Unternehmen Talente mit größerer Wahrscheinlichkeit halten kann. 

Produktivität

Digitale Werkzeuge können Funktionen bieten, die die Prozesse einer Organisation betrachten und sie mit effizienter Technologie verbessern. Bessere Kommunikation, einfachere Prozesse und besseres Mitarbeiterengagement tragen alle zur Leistungs- und Produktivitätssteigerung des Unternehmens als Ganzes bei. Digitale Tools können Ihrem HR-Team dabei helfen, mögliche Blockaden und Verzögerungen zu vermeiden, so dass es mehr Zeit für strategische Aufgaben als für administrative Aufgaben aufwenden kann. 

Die Fähigkeit zur Anpassung an die Zukunft

Die technologische Revolution prägt die Zukunft jedes Sektors und bietet vielen Unternehmen die Möglichkeit, Veränderungen auch voranzutreiben. Der Einsatz der digitalen Personalverwaltung stellt die Möglichkeit dar, Menschen und Prozesse zu managen und die Interessen des Unternehmens dabei auf den Erfolg auszurichten. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen den zukünftigen Ressourcenbedarf planen und die Ressourcen- und Mitarbeiteranforderungen auf zukünftige Ziele abstimmen. Die Digitalisierung von HR-Prozessen kann die Effizienz der Mitarbeiter steigern, indem manuelle Aufgaben automatisiert, Risiken reduziert und die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert werden. Sie kann HR-Teams von veralteten Aufgaben befreien, damit sie sich auf sinnvollere Aufgaben wie Kultur und Werte konzentrieren können. 

Die DocuSign Agreement Cloud hilft Teams, mehr Zeit mit Menschen und nicht mit Papier zu verbringen.